Gestión de datos geoespaciales con SharePoint

Gestión de datos geoespaciales con SharePoint#

Las organizaciones pequeñas suelen tener dificultades para mantener la consistencia y el acceso a los datos geoespaciales. Un centro de datos geoespaciales simple y bien estructurado ayuda a estandarizar el trabajo en SIG, preparar las respuestas e incorporar nuevo personal de forma eficiente. Esta guía describe un enfoque práctico utilizando SharePoint, que muchas organizaciones ya utilizan para la gestión de documentos.

Propósito y audiencia#

  • Quién: organizaciones pequeñas que inician o formalizan el trabajo en SIG.

  • Por qué: establecer una estructura ligera y estandarizada para datos, proyectos y plantillas.

  • Resultado: incorporación más rápida, menos enlaces rotos, mapas y análisis consistentes.

La función del administrador de datos#

Un administrador de datos es una persona designada (o un equipo pequeño) responsable de:

  • Aprobar y cargar nuevos conjuntos de datos en 10_Data y 20_Raster_Data/.

  • Administrar permisos (p. ej., quién puede editar frente a quién solo puede ver).

  • Apoyar a colegas con preguntas sobre la calidad o los estándares del conjunto de datos.

Contar con una función clara de administrador evita sobrescrituras accidentales y garantiza que todo el personal trabaje con datos confiables y consistentes.

Tip

Si su organización supera esta configuración (muchos editores, ediciones intensivas, rásteres muy grandes), mantenga SharePoint para la distribución y la documentación y añada una base de datos espacial (p. ej., PostGIS) para la edición multiusuario.

Ejemplo de estructuras de carpetas#

A continuación se presentan tres posibles estructuras, de la más simple a la más avanzada. Elija la que coincida con el tamaño y la capacidad de su organización.

1. Configuración minimalista (equipos muy pequeños)#

GIS_Hub/
│
├── Data/ # Todos los datos geoespaciales en un solo lugar
│ ├── Boundaries/ # Límites administrativos
│ ├── Roads/ # Redes viales
│ ├── Hydro/ # Ríos, lagos
│ ├── Exposure/ # Centros de salud, escuelas
│ └── Hazards/ # Ciclones, inundaciones, sequías
│
├── Projects/ # Trabajo y resultados de proyectos
│ ├── Project_A/
│ ├── Project_B/
│ └── Project_C/
│
└── Templates/ # Estilos, diseños, símbolos de QGIS

💡 Usar cuando: el equipo es muy pequeño, los datos son limitados y hay poca superposición entre usuarios. Esta estructura se configura rápidamente y es fácil para colegas sin perfil técnico.

⚠️ Limitación: Todo se mezcla en una sola carpeta Data/: no es evidente qué conjuntos de datos son definitivos y cuáles son borradores, y su posterior ampliación puede resultar confusa.

Convenciones de nombres para la configuración minimalista

  • Mantener los nombres de archivo simples y descriptivos, por ejemplo:

    • Boundaries_ADM2_MDG_2024.gpkg

    • HealthFacilities_SOM_2025.csv

  • Para proyectos, anteponer el nombre del proyecto a los entregables, por ejemplo:

    • ProjectA_Map_202501.pdf

    • ProjectB_QGISProject.qgz

  • Las fechas pueden ser opcionales aquí, ya que el volumen del conjunto de datos es bajo.

2. Configuración equilibrada (organizaciones pequeñas en general)#

GIS_Hub/
│
├── 00_Admin/                 # POE, directrices, notas
├── 10_Data/                  # Todos los conjuntos de datos compartidos (autorizados + temáticos, de solo lectura; gestionados por administradores)
│   ├── Boundaries/           # Límites administrativos, límites de asentamientos
│   ├── Roads/                # Redes viales, senderos
│   ├── Hydro/                # Ríos, lagos, cuencas
│   ├── Settlements/          # Aldeas, pueblos, ciudades
│   ├── Health/               # Centros de salud, clínicas
│   ├── Logistics/            # Almacenes, pistas de aterrizaje
│   └── Hazards/              # Trayectorias de ciclones, zonas de inundación, indicadores de sequía
├── 20_Raster_Data/           # WorldPop, DEM, cubierta terrestre, imágenes satelitales, rásteres de amenazas
├── 30_Styles_Templates/      # Estilos y diseños de QGIS compartidos
│   └── Generic_Styles/       # Simbología estándar y plantillas de diseño
├── 40_Working_Data/          # Borradores y ediciones temporales (acceso restringido)
└── 50_Projects/              # Ordenados por tema
    ├── Disaster_Preparedness/
    ├── Health/
    └── Climate_Risk/

💡 Usar cuando: La organización quiere mantener todos los datos seleccionados juntos en 10_Data/, mientras separa los datos ráster (20_Raster_Data/), los estilos compartidos (30_Styles_Templates/), los borradores (40_Working_Data/) y los resultados del proyecto (50_Projects/). Esta configuración funciona bien para la mayoría de las ONG pequeñas.

⚠️ Limitación: El personal debe entender que 10_Data/ y 20_Raster_Data/ son de solo lectura. Si las ediciones se guardan allí, los conjuntos de datos pueden sobrescribirse o corromperse.

Note

Los archivos ráster grandes (p. ej., DEM, imágenes satelitales, rásteres de viento o lluvia) pueden ralentizar la sincronización de OneDrive y llenar las unidades locales rápidamente.

Para reducir los problemas:

  • Mantenga solo las capas ráster más importantes en 20_Raster_Data/.

  • Archive versiones antiguas de ráster en una biblioteca independiente si es necesario.

Convenciones de nombres para la configuración equilibrada (uso general)

Para sea fácil encontrar los archivos y evitar duplicados, utilice un patrón de nombres consistente:

  • Datos (todos los compartidos): Patrón: [Theme]_[Location/ADMlevel]_[Source]_[YYYYMM].[ext] Ejemplo: Boundaries_ADM2_MDG_GADM_202407.gpkg

  • Datos ráster: Patrón: [Theme]_[Location]_[Source]_[YYYYMM].[ext] Ejemplo: Rainfall_MDG_CHIRPS_202502.tif

  • Proyectos: Patrón: [ProjectName]_[OutputType]_[Region]_[YYYYMM]_vX.[ext] Ejemplo: HealthAssessment_Report_SOM_202503_v1.pdf

3. Configuración extendida (con flujos de trabajo de PAT)#

GIS_Hub/
│
├── 00_Admin/                 # POE, directrices, notas
├── 10_Data/                  # Todos los conjuntos de datos compartidos (autorizados + temáticos, de solo lectura; gestionados por administradores)
│   ├── Boundaries/
│   ├── Roads/
│   ├── Hydro/
│   ├── Settlements/
│   ├── Health/
│   ├── Logistics/
│   └── Hazards/
├── 20_Raster_Data/           # DEM, cobertura terrestre, datos satelitales, rásteres de amenazas (solo lectura)
├── 30_Styles_Templates/      # Estilos y diseños de QGIS compartidos
│   ├── Generic_Styles/       
│   └── Cyclone_EAP_Styles/   # Plantillas para resultados específicos para ciclones
├── 40_Working_Data/          # Borradores y ediciones (restringido)
├── 50_Cyclone_EAP/           # Flujos de trabajo de acción anticipatoria (ciclón)
│   ├── Fixed_Data/           # Capas de exposición de referencia
│   ├── Models/               # Modelos para desencadenantes, seguimiento de zonas de influencia, archivos de pronósticos
│   └── Activations/          # Una subcarpeta por activación de ciclón
│       ├── Cyclone_Freddy_2023/
│       ├── Cyclone_Batsirai_2022/
│       └── Cyclone_X_YYYY/
└── 60_Projects/              # Clasificados por tema
    ├── Disaster_Preparedness/
    ├── Health/
    └── Climate_Risk/

💡 Usar cuando: La organización quiere mantener todos los datos seleccionados juntos en 10_Data/, mientras separa los datos ráster pesados (20_Raster_Data/), los estilos compartidos (30_Styles_Templates/) y los flujos de trabajo específicos del proyecto o del PAT.

⚠️ Limitación: El personal debe entender que 10_Data/ y 20_Raster_Data/ son de solo lectura. Si los usuarios guardan las ediciones allí, los conjuntos de datos pueden sobrescribirse o corromperse.

Note

Los archivos ráster grandes (p. ej., DEM, cuadrículas viento ciclónico o de profundidad de la inundación) pueden ralentizar la sincronización de OneDrive y llenar los discos locales. Para reducir los problemas:

  • Mantenga solo las capas ráster más importantes en 20_Raster_Data/.

  • Archive los rásteres más antiguos en 30_Snapshots/ si necesita conservar versiones históricas.

Convenciones de nombres para la configuración equilibrada (con PAT)

Para sea fácil encontrar los archivos y evitar duplicados, utilice un patrón de nombres consistente. A continuación se sugieren convenciones con ejemplos:

  • Datos (todos los compartidos): Patrón: [Theme]_[Location/ADMlevel]_[Source]_[YYYYMM].[ext] Ejemplo: Boundaries_ADM2_MDG_GADM_202407.gpkg

  • Datos ráster: Patrón: [Theme]_[Location]_[Source]_[YYYYMM].[ext] Ejemplo: Rainfall_MDG_CHIRPS_202502.tif

  • Modelos de PAT: Patrón: Model_[Hazard]_[Version]_[YYYYMM].[ext] Ejemplo: Model_CycloneTrigger_v3_202502.model3

  • Activaciones: Patrón: Cyclone_[Name]_[Year]_[OutputType]_[Region].[ext] Ejemplo: Cyclone_Freddy_2023_ImpactMap_ADM2_MDG.pdf

  • Proyectos: Patrón: [ProjectName]_[OutputType]_[Region]_[YYYYMM]_vX.[ext] Ejemplo: ClimateRiskAssessment_Map_MDG_202502_v1.pdf

Ventajas, limitaciones y permisos#

Cuando se configura un centro de datos geoespaciales en SharePoint, existen beneficios claros, pero también algunos límites importantes que se deben tener en cuenta.
A continuación, se muestra una breve descripción de las ventajas, las limitaciones y cómo gestionar los permisos de manera eficaz.

Ventajas#

El uso de SharePoint para la gestión de datos geoespaciales ofrece las organizaciones pequeñas un punto de partida sólido:

  • Estandarización: todo el personal trabaja con los mismos conjuntos de datos, archivos de estilo y plantillas de mapas, lo que reduce la confusión y garantiza resultados consistentes.

  • Incorporación sencilla: los nuevos colegas no pierden el tiempo buscando archivos; la estructura de carpetas deja claro dónde encontrarlos.

  • Control de versiones integrado: SharePoint almacena automáticamente el historial de archivos, lo que facilita recuperar versiones anteriores si se producen errores.

  • Permisos flexibles: puede decidir quién solo puede ver, quién puede editar y quién tiene el control total.

  • Integración con QGIS: a través de la sincronización con OneDrive, se puede acceder a los conjuntos de datos de forma local y confiable dentro de los proyectos de QGIS.

Limitaciones#

Sin embargo, SharePoint no es una base de datos de SIG, lo que presenta algunas restricciones:

  • Problemas de concurrencia: los formatos de datos geoespaciales basados en archivos (como GeoPackage) pueden corromperse si varias personas intentan editarlos simultáneamente.

  • Cuellos de botella en el rendimiento: los rásteres muy grandes o las ediciones de alta frecuencia se ralentizarán con rapidez; en estos casos, es mejor utilizar una base de datos espacial como PostGIS.

  • Se requiere disciplina: el sistema depende de que los usuarios sigan las estructuras de carpetas y las convenciones de nombres de manera consistente; de lo contrario, el centro pierde su valor.

Important

Piense en SharePoint como un centro de distribución y coordinación. Para la edición multiusuario o el almacenamiento a gran escala, necesitará una infraestructura de base de datos.

Permisos#

Es esencial gestionar bien el acceso para proteger los datos autorizados y, al mismo tiempo, permitir la colaboración. Una buena práctica es diferenciar entre los datos autorizados, los datos de trabajo y los resultados del proyecto:

  • Datos autorizados: de solo lectura para la mayoría del personal; únicamente los administradores de datos designados pueden cargar o editar.

  • Datos de trabajo: restringidos a los editores; habilite proteger/desproteger para evitar sobrescrituras accidentales.

  • Proyectos: editables por los equipos del proyecto, pero pueden ser de solo lectura para otros, a fin de evitar ediciones no deseadas.

  • Conjuntos de datos sensibles: si es necesario controlar la distribución, utilice enlaces de solo lectura combinados con la opción Bloquear descarga.

Mantenga los permisos simples. En lugar de asignar derechos a cada persona, cree grupos en SharePoint como:

  • Propietarios (Control total)

  • Editores (Editar)

  • Lectores (Solo lectura)

Esto hace que la gestión sea mucho más sencilla cuando el personal se incorpora o deja la organización.

Metadatos y catalogación#

Incluso si sus archivos están bien organizados en carpetas, puede resultar difícil para el personal nuevo saber cuál conjunto de datos es el más reciente o para qué se utiliza cada archivo. Aquí es donde entran los metadatos. En SharePoint, puede agregar campos de información adicionales (columnas) a las bibliotecas. Estos campos facilitan filtrar, ordenar y buscar en todos los datos, sin depender únicamente de los nombres de los archivos.

¿Por qué usar metadatos?#

  • Claridad: el personal puede ver rápidamente qué conjunto de datos está autorizado, es un borrador o está desactualizado.

  • Consistencia: todos usan los mismos campos estándar.

  • Búsqueda y filtrado: en lugar de navegar por docenas de carpetas, los usuarios pueden filtrar por país, amenaza o fecha de actualización.

  • Documentación: el contexto clave (como el origen y el ciclo de actualización) se almacena con el archivo en sí, no solo en la memoria de alguien.

Campos de metadatos sugeridos#

Al crear o editar una biblioteca en SharePoint, puede agregar columnas simples como:

  • Tema (p. ej., límites, salud, logística, amenazas)

  • Ubicación/Código ISO3 (p. ej., MDG, SOM, nombre de la región)

  • Fuente (p. ej., PMA, OCHA, OSM)

  • Fecha de actualización (DDMMAAAA)

  • Contacto/Propietario (persona o equipo responsable)

  • URL (enlace a la fuente de datos o a la documentación original)

Tip

No es necesario etiquetar todo. Comience con tres o cuatro campos principales que ayuden a su equipo a encontrar los datos rápidamente. Por ejemplo: Tema, Ubicación, Fuentey Fecha de actualización. Se pueden añadir más campos posteriormente si es necesario.

Guía de implementación (inicio rápido)#

Configurar un centro de datos geoespaciales en SharePoint es sencillo. Siga estos pasos para comenzar:

  1. Crear una nueva biblioteca de documentos en SharePoint

    • Asígnele un nombre claro, p. ej., GIS_Hub.

    • Esta será el espacio raíz para todas sus carpetas de datos geoespaciales.

  2. Configurar la estructura de las carpetas

    • Reproduzca la estructura acordada (minimalista, equilibrada o extendida) dentro de la biblioteca.

    • Ejemplo de configuración equilibrada:

      • 00_Admin/

      • 10_Data/

      • 20_Raster_Data/

      • 30_Styles_Templates/

      • 40_Working_Data/

      • 50_Projects/

  3. Configurar permisos

    • Use los grupos de SharePoint: Propietarios (control total), Editores (editar), Lectores (solo lectura).

    • Configure 10_Data/ y 20_Raster_Data/ como de solo lectura para la mayoría de los usuarios.

    • Restrinja 40_Working_Data/ solo para editores.

  4. Agregar contenido inicial

    • Cargue conjuntos de datos autorizados en 10_Data/ (límites, caminos, capas de exposición).

    • Cargue algunos DEM o rásteres de cobertura terrestre en 20_Raster_Data/.

    • Agregue estilos (.qml) y diseños (.qpt) de QGIS compartidos en 30_Styles_Templates/.

  5. Habilitar la sincronización con OneDrive para acceder sin conexión

    • El personal puede sincronizar la biblioteca GIS_Hub en sus computadoras portátiles.

    • Esto permite a QGIS utilizar rutas de archivos locales (más estables que los enlaces en línea).

  6. **Documentar los POE en 00_Admin/

    • Añada un simple archivo ReadMe.md o SOPs.pdf explicando lo siguiente:

      • Qué carpetas son de solo lectura.

      • Cómo nombrar los archivos.

      • Dónde guardar borradores y dónde los resultados finales.

  7. Incorporar personal

    • Indique al nuevo personal dónde encontrar datos, proyectos y estilos.

    • Enfatice que solo los administradores de datos actualizan las carpetas 10_Data/ y 20_Raster_Data/.

Tip

Empiece de a poco. No cargue todo a la vez. Comience con los conjuntos de datos que se utilizan con más frecuencia en sus proyectos (p. ej., límites administrativos, centros de salud, WorldPop). Puede ampliar la biblioteca más adelante, a medida que el equipo se familiarice con el sistema.

Procedimientos operativos estándar (POE)#

Una estructura de carpetas clara solo es útil si todos la aplican de manera consistente. Para evitar confusiones y pérdida de datos, las organizaciones deben acordar algunas reglas simples. Estos procedimientos operativos estándar (POE) pueden servir como punto de partida:

  1. Carga de datos Solo los administradores de datos pueden agregar o actualizar archivos en 10_Data/ y 20_Raster_Data/. Otros miembros del personal pueden descargar estos conjuntos de datos, pero no modificarlos.

  2. Nombrar archivos Siga siempre la convención de nombres acordada (véase la sección sobre nombres). Esto garantiza que sea fácil encontrar los conjuntos de datos y evita la duplicación.

  3. Datos de trabajo

    • Use 40_Working_Data/ solo para borradores, procesamiento intermedio o ediciones temporales.

    • Para evitar problemas de sincronización (especialmente con archivos grandes), el personal también puede guardar los archivos de trabajo localmente en su propia computadora.

    • Antes de los fines de semana, o cuando sea necesario compartir los resultados con el equipo (para copias de seguridad y contingencias), cargue los archivos relevantes en 40_Working_Data/.

  4. Carpetas de proyectos Cada proyecto debe tener su propia subcarpeta en 50_Projects/ (p. ej., FloodResponse_2025/). Allí guarde:

    • Proyectos de QGIS (.qgz).

    • Resultados finales del análisis (mapas, informes, tablas).

    • Una copia de los conjuntos de datos que realmente se utilizan en el proyecto (para que el trabajo pueda reproducirse posteriormente).

  5. Plantillas Aplique siempre los estilos y diseños de QGIS compartidos desde 30_Styles_Templates/ al producir mapas o análisis. Esto mantiene la consistencia de los resultados en toda la organización.

  6. Flujos de trabajo de PAT (si corresponde) Para una acción anticipatoria, almacene los datos de referencia en 50_Cyclone_EAP/Fixed_Data/, los modelos en 50_Cyclone_EAP/Models/, y cree una nueva carpeta para cada activación en 50_Cyclone_EAP/Activations/.

  7. Registro de cambios Mantenga un registro simple 00_Admin/ (p. ej., Change_Log.xlsx) donde los administradores registren actualizaciones a los datos o plantillas.

  8. Permisos Administre el acceso a través de los grupos de SharePoint, no para cada persona:

    • Propietarios → control total

    • Editores → editar (p. ej., para 40_Working_Data/ y las carpetas de proyectos)

    • Lectores → solo lectura (para la mayoría de las carpetas de datos)

Tip

Los POE breves son más eficaces si caben en una página. Manténgalos simples y revíselos una vez al año para asegurarse de que sigan siendo relevantes. Enfatice que los archivos de trabajo diarios pueden permanecer en las computadoras portátiles individuales. Cargue archivos a 40_Working_Data/ únicamente antes de los fines de semana, los cambios de turno o cuando sea necesario compartir los resultados para uso del equipo y en contingencias.

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